Kỹ năng giao tiếp và soạn thảo văn bản trên mọi nền tảng

Đây là yêu cầu đầu tiên có thể thấy ở bất cứ tin đăng tuyển nhân viên văn phòng lương cao nào. Tính chất của nhân viên văn phòng không phải là làm việc “một mình một cõi” như số ít ngành nghề đặc thù khác như kỹ thuật, nghiên cứu, lập trình, design… mà cần tương tác kết nối với đồng nghiệp ở các phòng ban, với cấp trên, khách hàng, đối tác…

Kỹ năng giao tiếp tốt giúp nhân viên văn phòng thuận lợi hơn trong công việc (ảnh minh họa)

Do đó, kỹ năng quan trọng và cần thiết hàng đầu mà một nhân viên văn phòng cần sở hữu đó là giao tiếp và soạn thảo văn bản trên mọi nền tảng. Thường bộ phận này sẽ truyền đi những thông báo bằng hình thức nói và viết các tin ngắn thông qua văn bản truyền thống, qua email, zalo, hay cả các trang mạng xã hội… Thế nên, giao tiếp tốt, truyền đạt và soạn thảo văn bản đảm bảo đúng cấu trúc, đúng ngữ pháp, và phù hợp với mọi hình thức là điều cần thiết.

Thành thạo khi sử dụng một số phần mềm máy tính và các thiết bị công nghệ

Sử dụng thành thạo các thiết bị công nghệ là kỹ năng cơ bản và cần thiết của một nhân viên văn phòng. Không chỉ thành thạo các phần mềm thông dụng như (word, Excel, Powerponit, máy in ấn, photo, fax … mà còn phải liên tục cập nhật và biết cách sử dụng các phần mềm khác hiện đại hơn.

Công nghệ ngày càng phát triển và đóng vai trò quan trọng trong việc vận hành doanh nghiệp. Nếu bạn muốn trở thành một nhân viên văn phòng hiệu quả thì phải luôn luôn học hỏi và cập nhật các kỹ năng sử dụng công nghệ bao gồm phần mềm và phần cứng (thao tác vận hành thiết bị) mới nhất theo dòng chảy không ngừng hiện nay.

Kỹ năng sắp xếp công việc, tài liệu…

Khi nhắc đến tính chất của công việc văn phòng thì chúng ta không thể kể đến sắp xếp và lưu trữ tài liệu. Chính vì vậy khi quyết định theo đuổi nghề này bạn cần trang bị kỹ năng sắp xếp công việc, lưu trữ tài liệu… không chỉ cho riêng bạn mà cả cho công ty, từng bộ phận, từng dự án… tùy theo mô hình cụ thể.

Sắp xếp tài liệu khoa học giúp bạn tiết kiệm được rất nhiều thời gian tìm kiếm (ảnh minh họa)

Sắp xếp công việc, tài liệu… không chỉ là file giấy truyền thống mà là cách lưu trữ, tổ chức bằng file mềm, lưu trữ dữ liệu trên máy tính… Là một nhân viên văn phòng chuyên nghiệp bạn nên biết cách thực hiện tất cả các công việc này một cách khoa học, đảm bảo trật tự, dễ tìm kiếm. Để có kỹ năng này chính mỗi nhân viên cần sự cẩn thận, tỉ mỉ, gọn gàng và khả năng làm việc khoa học.

Kỹ năng làm việc nhóm

Không chỉ là nhân viên văn phòng, trong rất nhiều ngành nghề, một người làm việc chuyên nghiệp bên cạnh sự độc lập thì đều cần kỹ năng làm việc nhóm. Sẽ có những tình huống hoặc những dự án bắt buộc bạn phải làm việc với đồng đội.

Làm việc nhóm cũng là xu hướng phát triển hiện nay để công việc đạt năng suất cao nhất, chuyên môn hóa và phát huy được thế mạnh của từng nhân viên. Một nhân viên toàn diện nhất thiết phải có khả năng kết hợp với đồng nghiệp và góp phần xây dựng nhóm mình phát triển mạnh mẽ, đạt được thành tích tốt nhất.

Kỹ năng quản lý thời gian

Một nhân viên văn phòng có thể sẽ có rất nhiều nhiệm vụ phải làm. Bạn sẽ cần sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các nhiệm vụ của mình và làm việc hiệu quả để đảm bảo mọi thứ được hoàn thành.

Nếu quản lý thời gian là điều bạn gặp khó khăn, hãy cân nhắc sử dụng một công cụ quản lý thời gian để xem bạn đang dành thời gian cho những hoạt động nào. Sau đó, sắp xếp thời gian cho từng nhiệm vụ một cách phù hợp hơn.

Kỹ năng dịch vụ khách hàng

Không phải tất cả các công việc văn phòng đều hướng tới khách hàng, nhưng kỹ năng dịch vụ khách hàng sẽ giúp bạn làm việc tốt hơn với đồng nghiệp của mình cho dù bạn ở vị trí nào.

Kỹ năng dịch vụ khách hàng bao gồm nhiều kỹ năng mà chúng ta đã nói đến, chẳng hạn như giao tiếp bằng lời nói và giải quyết vấn đề. Các kỹ năng mềm như kiên nhẫn, đồng cảm và tích cực cũng thực sự quan trọng.

Các kỹ năng này rất quan trọng đối với nhiều vị trí văn phòng. Nếu bạn tập trung phát triển các kỹ năng thiết yếu này thì bạn sẽ dễ dàng tìm được công việc văn phòng mơ ước.

Đặng Hảo